この記事では、委託先に関する資料を 「委託業務・サービス台帳」 に添付し、一元管理する手順をご案内します。契約書や各種証明書などのファイルを台帳上に集約し、詳細画面の 「関連ファイル」 欄から直接閲覧やダウンロードを行います。
＜目次＞
1. 概要
これまで自社で回収し、Excel台帳や共有フォルダで個別に管理していたファイル資料を、「委託業務・サービス台帳」の委託先ごとにまとめて保管できます。
※ 本機能は、貴社が保有・管理されている社内資料を台帳上に保管・集約するための機能です。Assuredから認証書や第三者保証レポート等の資料を提供する機能ではありません。
＜添付ファイルの活用例＞
・業務委託契約書、個人情報の取扱いに関する覚書
・緊急連絡先、連絡体制表
・預託データの一覧
・認証書、SOC2レポート など
2. ファイルを添付する
①左側メニューの「委託業務・サービス台帳」を開き、対象の委託業務・サービスをクリックします。
②詳細画面の右側にある「関連ファイル」欄の [編集] をクリックします。「関連ファイルを編集」画面が開きます。
③[ファイル添付] をクリックし、添付するファイルを選択します。複数のファイルを同時に選択することも可能です。
④[保存] をクリックします。「関連ファイルを保存しました」と通知が表示され、「関連ファイル」欄に反映されます。
3. ファイルを表示・ダウンロードする
台帳の詳細画面で、「関連ファイル」欄に表示されているファイル名をクリックします。ファイル名をクリックすると、台帳上に保存されてるファイルをローカルに保存できます。
4. ファイルを削除する
①台帳の詳細画面で、「関連ファイル」欄の [編集] をクリックします。
②削除する対象ファイルの右側にある [×] をクリックします。
③[保存] をクリックします。
5. 添付できるファイルの仕様
添付可能なファイルの条件および制限は以下のとおりです。
| 添付件数上限 | 1つの委託業務・サービスにつき最大10件まで ※10件に達すると [ファイルを選択] が押せなくなり、追加選択できなくなります。 |
| ファイルサイズ | 1ファイルにつき最大10MBまで |
| 対応ファイル形式 | PDF、Word（.docx）、Excel（.xlsx）、PowerPoint（.pptx）、Markdown（.md）、CSV、TSV、画像（JPEG、PNG） |
| 添付できない形式 | 旧形式のOfficeファイル（.doc / .xls / .ppt）、マクロ有効形式（.docm、.xlsmなど）、ZIP、対応形式以外のファイル。 ※旧形式のOfficeファイルは、.docx / .xlsx / .pptxに変換してから添付してください。 |
ファイルのセキュリティ検査について
添付されたファイルには、システム側でウイルスチェック等のセキュリティ検査が実施されます。検査が完了するまでの間は、ファイルの表示およびダウンロードが行えません。なお、検査完了後も画面表示は自動で切り替わらないため、最新の状態を確認する場合はブラウザの再読み込み（リロード）を行ってください。
ファイル名の下に以下の表示がされた場合は、次の表を参照してください。
| 表示 | 意味 | 対処方法 |
| 処理中 | 検査中です。 | しばらく待ってから、画面を再読み込みしてください。 |
| このファイルに問題が 検出されました |
検査で問題が見つかりました。ファイルは開けません。 | 「編集」からファイルを削除してください。 |
| 確認できませんでした | 検査を完了できませんでした。ファイルは開けません。 | 「編集」からファイルを削除し、添付し直してください。 |