「委託業務・サービス台帳」に自社の委託先情報を登録・編集する方法をご案内します。
台帳に委託先を登録しておくことで、一元管理が可能になる他、次回以降のセキュリティ調査依頼をスムーズに行うことができます。

<目次>

⚠️ 調査進行中の「連絡先・委託業務内容の変更」に関するご注意

台帳の情報は、画面からいつでも変更いただけます。
ただし、現在進行中の調査における「委託業務・サービス名 ※」「委託先担当者氏名・メールアドレス ※」の差し替えもご希望の場合は、システム上、調査中案件には自動連携されないため、お手数ですがサポート事務局まで必ずご連絡ください。

【お問い合わせ窓口】
Assured企業評価セキュリティ調査サポート事務局
✉️ support-tp@assured.jp

1. 委託先情報を新規登録する(１件ずつ追加の場合)

画面上から1件ずつ新しい委託先を台帳に追加する手順です。

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◆ STEP 1
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左側メニュー「委託業務・サービス台帳」を選択し、一覧画面の右上「新規追加」→「1件ずつ追加」ボタンをクリックします。

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◆ STEP 2
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登録フォームが表示されます。以下の表を参考に必要な情報を入力し、最後に「追加」ボタンをクリックしてください。
※②委託業務・サービス情報の業務詳細の記載例はこちらのページをご参照ください。

💡 ユーザーグループ機能をご利用の場合：
・個別のユーザーグループに所属しているユーザーが台帳を登録する場合、「ユーザーグループ」の選択が必須となります（未設定では登録できません）。
・選択できるのはご自身が所属しているユーザーグループのみです（※「すべてのユーザーグループ」所属のユーザーは全グループから選択可）。

※ユーザーグループについてはこちらの記事をご参照ください。

カテゴリ	入力項目	法人の場合	個人事業主の場合	入力	補足
①委託先情報	種別	必須	必須	必須	「法人」または「個人事業主」を選択します。
	委託先名（個人事業主の場合は屋号または空欄）	必須	任意	法人は必須	法人の場合は「検索して追加」から企業を指定します。個人事業主の場合は屋号を入力します（屋号がない場合は空欄可）。
	法人番号（法人のみ）	任意	ー	法人のみ任意	国税庁指定の法人番号（半角数字13桁）を入力します。
	電話番号（個人事業主のみ）	ー	任意	個人のみ任意	個人事業主の場合のみ入力する電話番号です。
	住所	任意	任意	任意	委託先の本社所在地または活動拠点の住所を入力します。
②委託業務・サービス情報	委託業務・サービス名	必須	必須	必須	委託する業務の詳細やサービスの名称を入力します。
	委託先担当者_姓	必須	必須	必須	調査票の送付先となる、委託先主担当者の姓を入力します。
	委託先担当者_名	任意	任意	任意	委託先主担当者の名を入力します。
	委託先担当者_メールアドレス	必須	必須	必須	委託先主担当者のメールアドレスを入力します。
	委託先担当者_連絡言語	必須	必須	必須	委託先主担当者への連絡言語（「日本語」または「英語」）を選択します（空欄時は「日本語」）。
	管理ID	任意	任意	任意	社内の契約番号や申請IDなど社内ワークフローとの連携用フラグとしてご活用いただけます。
	備考	任意	任意	任意	委託業務・サービスに関する貴社内部向けのメモ欄です（委託先には非開示）。
	利用可否	任意	任意	任意	委託先・サービスの社内利用可否ステータスを選択します。
	利用可否メモ	任意	任意	任意	利用可否の判定理由や条件などを自由に入力します。
	重要度	任意	任意	任意	※管理者様の設定による重要度ランクです。
	ユーザーグループ	任意 (※条件付き必須)	任意 (※条件付き必須)	任意 (※条件付き必須)	閲覧・操作を許可するグループを選択します。個別グループ所属のユーザーは設定が必須です。
③委託先担当者（CC）	委託先担当者（CC）_姓_1	任意 (指定時必須*)	任意 (指定時必須*)	任意 (指定時必須*)	委託先担当者（CC）の姓です。1台帳あたり最大5名（_1〜_5）まで登録できます。指定時はメールアドレス・連絡言語とセットで入力します。
	委託先担当者（CC）_名_1	任意	任意	任意	委託先担当者（CC）の名を入力します（任意）。
	委託先担当者（CC）_メールアドレス_1	任意 (指定時必須*)	任意 (指定時必須*)	任意 (指定時必須*)	調査依頼の宛先に含めるCCアドレスです。 ※調査対象企業に所属する担当者（または組織内ML）のアドレス指定を推奨します。
	委託先担当者（CC）_連絡言語_1	任意 (指定時必須*)	任意 (指定時必須*)	任意 (指定時必須*)	連絡言語（「日本語」または「英語」）を選択します（新規登録時は空欄の場合「日本語」、既存編集時は指定必須）。
④契約部門（貴社情報）	契約部門名_1	任意	任意	任意	社内の契約部門名を入力します。
	契約部門_企業名_1	任意	任意	任意	自社の企業名を入力または選択します。
	契約部門担当者_姓_1	任意	任意	任意	社内の契約部門担当者の姓を入力します。
	契約部門担当者_名_1	任意	任意	任意	社内の契約部門担当者の名を入力します。
	契約部門担当者_メールアドレス_1	任意	任意	任意	社内の契約部門担当者のメールアドレスです。
	契約部門_契約状況_1	任意	任意	任意	現在の契約状況を選択または入力します。
⑤その他	カスタム項目	任意	任意	任意	※管理者様の設定による。必須に設定された項目は入力が必要です。

※貴社の管理者様が「台帳設定」にて、独自に設定している項目（「重要度分類項目」「カスタム項目」など）がある場合は、台帳への新規登録時にそれらの入力規則に合わせた登録が必要となります。
※カスタム項目の登録・変更方法は委託先台帳のカスタム項目を登録・変更するをご参照ください。

⚠️ 【重要】登録するメールアドレスについて（同一企業の担当者の指定を推奨）

Assuredは「回答企業様ごと」に専用の調査テナントを発行し、該当テナントへのアカウント招待を行います。調査対象企業に所属する担当者（または組織内のメーリングリスト）のアドレスを指定することを推奨しております。
代理店・商社・再委託先など、調査対象企業とは異なる別会社の担当者アドレスの登録はお控えいただくか、迷われる場合は当社の営業担当まで事前にご相談いただけますと幸いです。
（別会社による回答画面への意図しないアクセスを防ぐため）
※代理店等へ状況を共有する場合は、調査完了後に自社から共有する運用をご検討ください。

完了
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2. 登録済みの委託先情報を編集(１件ずつ変更・更新する場合)

すでに台帳一覧に登録されている情報を後から修正・更新することができます。

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◆ STEP 1
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「委託業務・サービス台帳」の一覧画面から、編集したい「委託業務・サービス」をクリックして詳細画面を開きます。

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◆ STEP 2
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詳細画面が表示されます。画面右上の「編集」ボタンをクリックします。

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◆ STEP 3
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入力情報の修正ができる状態になります。
変更・修正したい箇所を編集したら、画面下部にある「変更」ボタンを押してください。
※内容が上書きされます。

完了
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3. CSVファイルで新規一括登録する

CSVファイルからインポートすることで、一括で登録が可能です。(最大500件まで)

※既存情報のCSV一括更新とファイルのアップロード箇所（ボタン）が異なるためご注意ください。
※一括登録がうまくアップロードできない場合は当社の連絡担当までご相談ください。
※CSV新規一括追加時、ユーザーグループは「未設定」として登録されます。登録後に各台帳詳細から設定してください。

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◆ STEP 1
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左側メニュー「委託業務・サービス台帳」を選択し、一覧画面の右上「新規追加」→「CSV一括追加」ボタンをクリックします。

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◆ STEP 2
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「1. テンプレートをダウンロード」より「CSVテンプレートをダウンロード」ボタンをクリックします。

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◆ STEP 3
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ダウンロードされたCSVファイルを開き、1行目に項目名が記載されているため、2行目以下より登録したい委託先情報を入力し、保存します。

記載する情報の補足は下記表をご参照ください。

※貴社の管理者様が「台帳設定」にて、独自に設定している項目（「重要度分類項目」「カスタム項目」など）がある場合は、台帳への新規登録時にそれらの入力規則に合わせた登録が必要となります。

※貴社の管理者様が「台帳設定」にて、独自に設定している項目（「重要度分類項目」など）がある場合は、台帳への新規登録時にそれらの入力規則に合わせた登録が必要となります。

⚠️ 委託先担当者（CC）を複数名登録する場合の列追加について
委託先担当者（CC）は1台帳あたり最大5名まで登録できます。
ダウンロードしたCSVテンプレートには初期状態で1名分（委託先担当者（CC）_姓_1 等）の列が用意されています。2名以上の担当者を登録する場合は、列を右側に追加し、以下のように列名末尾の連番を『_2』〜『_5』に変更して入力します。

（2人目を追加する場合の列名）
・委託先担当者（CC）_姓_2
・委託先担当者（CC）_名_2
・委託先担当者（CC）_メールアドレス_2
・委託先担当者（CC）_連絡言語_2

※同じ番号のスロット内では「姓」「メールアドレス」「連絡言語」がセットで必須となります。
※最大5名までのため、「_6」以降の列が含まれるファイルはアップロード時にエラーが表示されます。

⚠️ 【重要】登録するメールアドレスについて（同一企業の担当者の指定を推奨）

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◆ STEP 4
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サービス画面に戻り、「2. CSVファイルをアップロード」欄にある「ファイルを選択」ボタンをクリックして、さきほど編集したファイルをアップロードします。(またはファイルをドラッグ&ドロップする)

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◆ STEP 5
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アップロードが正常に行われると、「プレビュー」欄にアップロード内容が表示されます。
今一度、内容に間違いがないかご確認いただき、問題がなければ「この内容でアップロード」ボタンをクリックしてください。

アップロードが完了し、台帳情報に反映されます。

完了
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4. CSVファイルで一括更新をする

CSVファイルからインポートすることで、一括での更新も可能です。

※新規情報のCSV一括追加とファイルのアップロード箇所（ボタン）が異なるためご注意ください。
本操作は、すでに登録済みの内容に対しての更新方法となります。

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◆ STEP 1
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左側メニュー「委託業務・サービス台帳」を選択し、一覧画面の右上「CSV一括編集」ボタンをクリックします。

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◆ STEP 2
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「1. 現在の台帳データをダウンロード」より「現在の台帳データをCSVダウンロード」ボタンをクリックします。

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◆ STEP 3
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ダウンロードされたCSVファイルを開き、1行目に項目名が記載されているため、2行目以降に登録されている現在のデータ情報より変更したい箇所を修正し、保存します。

csvのテンプレート内容は貴社の設定により項目内容が変更される場合がございますのでご留意ください。
また、委託先担当者（CC）を登録している場合は、登録済みの最大人数分だけ「委託先担当者（CC）_姓_1」〜「_5」などの列が出力されます。

上記の他に項目が表示される場合がございます。その場合は台帳設定で項目が追加されたか、契約部門の項目などの情報追加を設定されたかによって発生します。
その際は出力したcsvデータの項目に合わせて記入を行ってください。

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◆ STEP 4
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サービス画面に戻り、「2. 編集したCSVファイルをアップロード」欄にある「ファイルを選択」ボタンをクリックして、さきほど編集したファイルをアップロードします。(またはファイルをドラッグ&ドロップする)

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◆ STEP 5
───────────────────
アップロードが正常に行われると、「プレビュー」欄にアップロード内容が表示されます。
今一度、内容に間違いがないかご確認いただき、問題がなければ「この内容でアップロード」ボタンをクリックしてください。

アップロードが完了し、台帳情報に反映されます。

完了

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【補足：CSVアップロードでエラーが表示される場合】

① CSVアップロードでエラー内容が含まれる場合は、「この内容でアップロード」ボタンを押すことができないようになっています。

その場合は表示されているエラーの箇所・エラー内容をご確認の上、ファイルを編集しなおし、再度アップロードをお試しください。

② CSV一括アップロードをする際に、以下のケースでエラーが表示される場合があります。

当時の登録時にはなかった項目が、管理者によって「重要度分類項目」「必須のカスタム項目」の選択肢などが新しく設定されており、エラーが表示される。
→上記ケースにつきましてはお手数ですが、情報を追加の上アップロードをお願いいたします。

または、該当のいくつかの「委託業務・サービス」の情報のみを修正したい場合は、「現在の台帳データをCSVダウンロード」よりエクスポートしたファイルから、更新「委託業務・サービス」のみ行を残し、更新が不要な行は削除した上で再度保存の上、アップロードいただくことで、該当箇所の追記のみで更新が可能です。

(イメージ例)

不要な行全件を非表示にして保存する。
法人番号がエラーになる

→Excelでファイルを開封した場合に、「法人番号（法人のみ）」の列「表示形式」が「標準」になっていることで発生する場合がございます。その場合は、表示形式を「数値」にご変更の上、ファイルを保存してください。

その他、アップロードでエラーが表示される場合でご不明な点やお困りの場面がございましたら、お手数をおかけしますが、弊社の窓口担当者までご連絡ください。

1. 委託先情報を新規登録する(１件ずつ追加の場合)

2. 登録済みの委託先情報を編集(１件ずつ変更・更新する場合)

3. CSVファイルで新規一括登録する

CSVファイルからインポートすることで、一括で登録が可能です。(最大500件まで)

4. CSVファイルで一括更新をする

【補足：CSVアップロードでエラーが表示される場合】

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