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調査先企業様への事前アナウンスについて(テンプレート付)

更新

本記事では調査依頼元企業様から事前に調査先企業様へお伝えいただきたい事項をご案内します。

■なぜ事前連絡が必要なのか

当社「Assured企業評価」サービスからの調査案内は、初めにAssured事務局からメールにてご連絡を差し上げております。そのため、調査の依頼元企業様から事前連絡を行っていただくことで、調査プロセス全体がスムーズに進む傾向があります。

  • 不審メール（スパム）などとの誤認による調査依頼のブロックを防ぐ
    調査先となるお取引先様、ご担当者様にとって、お取引のない外部サービスからの突然のメールは、セキュリティフィルターでブロックされたり、迷惑メールと判断されてしまうケースがございます。あらかじめ依頼元企業様からアナウンスいただくことで、安心して開封・ご対応いただけるようになります。そのため、事前のご連絡をお願いしております。

  • 回答開始までのスピード向上
    調査の目的や、後日Assuredから連絡が届くという背景を事前にお伝えいただくことで、お取引先様側での対応の優先度が上がりやすくなります。その結果、比較的スムーズに回答に着手していただけるようになり、最終的なレポート化までの期間を短縮できる傾向があります。

■事前連絡のタイミング・対象

  • 事前連絡の目安： 調査を当社にご依頼いただく2〜3営業日前まで
    (それ以前でも問題ございません)
  • 対象：調査の回答窓口となる、お取引先様のご担当者様

■事前連絡時のメールテンプレート(JP)

お取引先様とのこれまでの関係性や、直近のやり取りの文脈に合わせて、
文言を自由に書き換えていただいて問題ございません。草案としてぜひご活用ください。

　　 = 必ずご変更ください

件名：【重要】サイバーセキュリティ調査ご協力のお願い（Assured企業評価）

[取引先企業名]
[担当部署名 担当者名] 様

平素より大変お世話になっております。
[会社名] [部署名]の[名前]です。

昨今、サプライチェーン全体でのセキュリティリスク管理が極めて重要になっている背景から、
弊社におきましても、お取引先様との安全なビジネス継続を目指し、セキュリティ対策状況の可視化を進めております。

その一環として、この度、株式会社アシュアードが提供するプラットフォーム「Assured（アシュアード）企業評価」を利用し、弊社が貴社と連携・委託する業務内容におけるセキュリティ対策状況の調査を実施させていただくこととなりました。

つきましては、ご多忙のところ恐縮ではございますが本趣旨をご理解いただき、調査へのご回答にご協力いただけますようお願い申し上げます。調査の詳細は実際の回答用URLが含まれたご案内メールが、後日Assured事務局（外部システム）より貴社へ直接送信されます。

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■ 調査の概要
調査方法： セキュリティ評価プラットフォーム「Assured企業評価」でのオンライン回答
回答項目数： 77項目程度
回答期限： Assuredからの調査案内メール到着後、8営業日以内目安

■ 今後の流れ（3ステップ）
①案内メールの受信
近日中にAssured事務局（noreply@tp.assured.jp）から調査案内メールが届きます。
②回答のご入力
Assuredからの案内メール内のURLから、ログイン（またはアカウント登録）し、回答用のプラットフォームからご入力をお願いします。 
③回答のご提出
ご入力後、フォーム画面内の「回答レビューを依頼」ボタンからご提出をお願いします。
※回答後にAssured側での確認が入ります。回答内容についてAssured事務局より改めて確認や再回答の依頼が届く場合がございます。

■お問い合わせ先
・Assuredの操作・設問・回答に関するお問い合わせ
株式会社アシュアード：Assured企業評価セキュリティ調査サポート事務局（support-tp@assured.jp）

・本調査の趣旨に関するお問い合わせ
[担当部署名]（担当：[担当者名]）

■Assured回答サポートコンテンツ
参考情報として、Assured事務局で公式のサポートページが用意されております。
ご回答にあたり、参考としてご活用いただけますと幸いです。
https://support.tp.assured.jp/hc/ja/articles/58540787353753

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以上、何卒よろしくお願い申し上げます。


 ■事前連絡時のメールテンプレート(EN)

※海外のお取引先様へのご案内が必要な場合は、以下の英語版テンプレートをご参考までにご活用ください。

　　 = 必ずご変更ください

件名：Request for Cooperation in Cybersecurity Survey (Assured Third-Party Security Assessment Service)


[取引先企業名]
Dear [部署名] [担当者名],


Thank you very much for your continued support.
This is [名前] from the [部署名] at [会社名].

Against the background of the increasing importance of security risk management across the entire supply chain, we are working to visualize the status of security measures with the aim of ensuring safe and continuous business operations with our partners.

As part of this effort, we have decided to conduct a survey on the status of security measures in the business operations we collaborate with or outsource to your company, using the "Assured Third-Party Security Assessment Service" platform provided by Assured Inc.

While we understand you have a busy schedule, we would highly appreciate your understanding of this initiative and your cooperation in responding to the survey. Details of the survey will be sent to you directly from the Assured Secretariat (an external system) in a guidance email containing the actual response URL at a later date.

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■ Survey Overview Survey Method: 
Online response via the security assessment platform "Assured Third-Party Security Assessment Service" 
Number of Questions: Approximately 77 items Response 
Deadline: Approximately within 8 business days after receiving the survey guidance email from Assured

■ Next Steps (3 Steps) 
① Receiving the Guidance Email 
You will receive a survey guidance email from the Assured Secretariat (noreply@tp.assured.jp) in the coming days.

② Entering Responses
Please log in (or register an account) using the URL provided in the guidance email from Assured, and enter your responses through the assessment platform.

③ Submitting Responses 
After entering your responses, please submit them by clicking the "Request Response Review" button on the form screen. 
＊Please note that Assured will review your responses after submission. The Assured Secretariat may reach out to you to confirm details or request a re-submission.

■ Contact Information 
・For inquiries regarding Assured : Assured Secretariat (support-tp@assured.jp)
・Inquiries regarding the purpose of this survey: [担当部署名] (Attn: [担当者名])

■ Assured Response Support Content
An official support page is provided by the Assured Secretariat for your reference.
We hope you will find it helpful when preparing your responses.
https://support.tp.assured.jp/hc/ja/articles/58540787353753

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That is all. Thank you very much for your continued support.


以上となります。
ぜひ本テンプレートをご活用いただき、事前連絡の実施にご協力をお願いいたします。

※メールテンプレート（Wordファイル）は、本ページ下部の添付ファイルエリアからダウンロードいただけます。内容は貴社に合わせて書き換え、ご活用ください。

事前案内の進め方にあたり、ご不明な点やご不安な事項がございましたら、当社の担当営業またはサポートチームまでお気軽にご連絡ください。
今後ともAssured企業評価サービスをよろしくお願いいたします。

 

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